Mail, quanto mi costi!

Quanti messaggi utili si ricevono via mail? Circa 30 al giorno, con una tassa di 1 o 2 ore di lavoro per gestirli, almeno stando alle stime di questo articolo che mi è ricapitato sotto mano.

Al lavoro necessario per smaltire la posta in arrivo, bisogna poi aggiungere quello per recuperare i dati a distanza di tempo. Infatti, tendiamo a tenere tutto (anche solo per memoria storica) e così, 30 messaggi ieri 30 oggi e 30 domani…

Non è facile riuscire a controllare la situazione. I dati continuano a crescere rendendo impossibile la lettura manuale e anche se ci si organizza bene, con diverse cartelle e sotto-cartelle, le cose si complicano per la trasversalità dei contenuti e lo sparpagliamento di nessi e tasselli: dove  ho messo quel mail del collega con cui lavoriamo nel tal progetto per conto di quella azienda? Nella cartella che si chiama come lui oppure in quella del progetto o del cliente?

La funzione di “search” per keyword (l’unica di solito disponibile) può aiutarci solo se sappiamo qual è la cartella in cui cercare e se ci ricordiamo almeno l’autore del messaggio e una parola precisa (e non troppo comune) del testo. In genere, però, quello che ricordiamo è solo un’idea di massima e così procediamo per tentativi spesso senza concludere nulla o addirittura cercando in Internet quello che siamo certi di avere già!

Pur tenendo conto che non si tratta di un’impresa facile per la specificità estrema di molte informazioni (più personali che standard e oggettive), la semantica può fare molto per questo tipo di ricerche. Un esempio è la possibilità di incrociare automaticamente più dati anche estendendo una ricerca a tutti i concetti e sotto-concetti attinenti.
Per
“Cerco il fatturato del tal Concorrente”
non solo si possono recuperare i messaggi con “Concorrente + fatturato” ma anche quelli con
“Concorrente +  vendite”, “Concorrente + ricavi”, “Concorrente + giro d’affari”…
e anche con
“Prodotto 1+Concorrente+fatturato”, “Prodotto 2+Concorrente+ ricavi”, ecc.

Il tutto con la stessa facilità della ricerca a keyword.

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